いつもしばらくすると順序がわからなくなり手順を戻ったりするのでここで覚え書きです
エクセルで作成した宛名リストをワードのラベル文書にする手順
今回は見本として架空のリストを作っています
ひと目で架空とわかるリスト、という内容でチャットGPTに作ってもらいました すごい(・_・;)
差し込み印刷文書作成スタート
「差し込み文書」タブ→差し込み印刷の開始→差し込み印刷ウィザードを選択してスタート
手順１：差し込み印刷ウィザード開始
右側に差し込み印刷のパネルが出てくるので「ラベル」を選択→次へ
手順２：ひな形の選択
ラベルオプションを選択し、ラベルの型を決めます
ラベルオプションボックスで、製品番号を選択できます
ない場合は「サイズの詳細」で直接使いたいラベルの大きさを測って入力もできます
ラベルの型が決まったらOK→ラベルの形で線が入ります
ここまで出来たら次へ→
手順３：宛先の選択
宛先の選択で、あらかじめ用意しておいたExcelファイルを選択
使用するシート（この度は名前を付けてなかったので初期設定のまま）が選択されていることを確認してOK
「先頭行をタイトル行として使用する」について
見本リストのように１行目に郵便番号、名前…等の項目名を入れている場合はチェックを入れた方が後の作業がわかりやすいと思います
差し込み印刷の宛先ボックスでラベルを作りたい人を選択（今回は全選択）してOK
このようになったら 次へ→
手順４：ラベルの配置
右パネルで「差し込みフィールドの挿入」を選択
印刷したい項目を一つずつ選んで挿入
今回は郵便番号、住所、名前を挿入します
挿入されたら改行などをして位置を整えます
今回の例では名前の横に「様」を入れました
配置が決まったら右パネルで「複数ラベルに反映」を選択
ここまでできたら次へ→
手順５：ラベルのプレビュー表示
このようにすべての項目の見本が入ればOK 次へ→
手順６：差し込み印刷の完了
右パネルからそのまま印刷を選んでもいいですが
例えば住所が長い人は改行の仕方を変えたり、各ラベルごとに編集したい場合もあるので
「各ラベルの編集」を選択します
新規文書への差し込みボックスがでるので
今回は「すべて」を選択します
（私は「すべて」しか使ったことないんですが…）
全てのラベル項目が入った新規文書が立ち上がります これで完成
この新規文書は、これまで差し込み印刷の設定を行ってきた最初の文書とは別物です
もし全体的に修正したいなと思ったら最初の文書を取っておけば、ウィザードの中で作業を戻ってやり直すことができます
いちどやり方をまとめたかったのですっきりしました
しかし…こんなのも、リストを用意してチャットGPTに頼めば作ってくれるのかもしれないですね（^^;）
コメント